Możesz posłuchać tego artykułu w formie podcastu:
Jaka umowa z grafikiem będzie najlepsza dla Ciebie?
Oczywiście, zanim rozpoczniesz współpracę z freelancerem, musisz zawrzeć z nim odpowiednią umowę. W Polsce przedsiębiorcy najczęściej decydują się na umowę o dzieło lub umowę zlecenie. Jaka to będzie umowa, zależy od rodzaju i charakteru pracy.
Przypomnę tylko, że nie jestem prawnikiem ani księgową, a treść tego artykułu nie jest poradą prawną czy finansową. Bazuję na własnych doświadczeniach oraz wiedzy, którą pozyskałam, robiąc research na własne potrzeby.
Jaką umowę możesz podpisać z grafikiem?
1.
Umowa o dzieło
To najpopularniejsza forma zatrudnienia “wolnego strzelca”. Preferowana jest, gdy liczy się finalny efekt pracy. Umowa o dzieło jasno określa warunki współpracy – zawiera szczegółowy opis zlecenia, termin oddania pracy oraz wysokość wynagrodzenia.
Cytując blog dlaszefa.pl “Freelancer w pełni ponosi odpowiedzialność za wykonanie w sposób zgodny z umową zleconego dzieła. Jeżeli nie dopełni umowy, tj. przekroczy określony termin, wykona dzieło niepełne lub sprzecznie z umową, zamawiający ma prawo odstąpić od umowy.”.
Tutaj jednak nie ograniczałabym tego stwierdzenia wyłącznie do umowy o dzieło. Podobny zapis powinien znaleźć się w każdej umowie. I oczywiście działać w obie strony.
Rozliczenie umowy o dzieło odbywa się na podstawie rachunku. Musisz ją też zgłosić do ZUSu oraz odprowadzić do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy. Na początku roku freelancer powinien otrzymać od Ciebie PIT-11. Umowa o dzieło nie podlega oskładkowaniu, nie wiąże się więc z dodatkowymi kosztami.
Tego typu umowę można zawrzeć w dowolnej formie, również ustnej (chociaż w tym przypadku wymaga obecności świadków) albo elektronicznej. Sama nie polegam na takim założeniu i zawsze podpisuję odpowiedni dokument. Mail może się ulotnić, tak jak pamięć świadka, po co więc ryzykować?
Jeśli chodzi o przekazanie praw autorskich, znalazłam źródła, które mówią, że w umowie o dzieło następuje to automatycznie. Być może tak jest, jednak tutaj również namawiam Cię do dopilnowania, by umowy zawierać formalnie, i umieszczać w nich paragraf o prawach autorskich. Dla Twojego własnego spokoju.
2.
Umowa zlecenie
To mniej popularna forma zatrudnienia freelancera, głównie ze względu na konieczność opłacenia przez pracodawcę składki na ubezpieczenie ZUS (której wysokość zależy od tego, czy freelancer odprowadza już takie składki).
Podobnie jak przy umowie o dzieło, musisz odprowadzić do Urzędu Skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy oraz wystawić PIT-11.
Bardzo ważną różnicą jest tu ujęcie zakresu pracy – w umowie o dzieło chodzi o konkretny wynik pracy, w umowie zlecenie zaś podstawą wynagrodzenia jest przepracowany czas. Jest to ważne ze względu na kwestie podatkowe – złe zakwalifikowanie pracy freelancera może skutkować nawet karą finansową. Umowa zlecenie sprawdzi się, gdy zlecenie dotyczy wykonania określonej czynności, na przykład prowadzenia profilu w mediach społecznościowych.
3.
Umowa B2B
Jeśli obie strony prowadzą własną działalność gospodarczą, a do tego odprowadzają VAT, to taka współpraca jest dla Ciebie najbardziej opłacalna. Rozliczysz się na podstawie faktury VAT, nie interesują Cię też składki ZUS, podatki dochodowe i inne skarbowe cuda. Możesz za to odliczyć VAT, a koszt zatrudnienia freelancera wpisać w koszty uzyskania przychodu.
Oczywiście i w tym przypadku należy podpisać umowę, w której jasno będą określone warunki współpracy oraz przekazania praw autorskich. Na co należy zwrócić uwagę przy podpisywaniu takiej umowy, pokrótce opisałam w artykule Gdzie znaleźć dobrego grafika?
Namiastką takiego układu są platformy takie jak Useme, które pomagają freelancerom bez działalności podejmować współpracę z firmami na zasadach B2B, co mocno upraszcza ścieżkę formalną i ułatwia rozliczenie.
Umowa z grafikiem – co powinna zwierać?
Kwestia pierwsza: zakres prac (dzieła lub zlecenia), które są przedmiotem umowy.
Na przykładzie umowy z grafikiem podam zagadnienia, na które musisz zwrócić uwagę:
- określ ilość kreacji, jakie ma wykonać grafik, również to, czy będą to szablony czy gotowe grafiki, nie umożliwiające wprowadzania dalszych modyfikacji
- ilość poprawek, jakie możesz wnieść do projektu oraz ile potrwa ich wprowadzenie
- termin dostarczenia grafik
- w jaki sposób przekażesz wytyczne dotyczące grafik lub poprawek
Kwestia druga: wynagrodzenie
Zwróć uwagę, czy wartość wynagrodzenia jest podana jako kwota netto czy brutto. Może zdarzyć się, że grafik nie odprowadza podatku VAT, bo z jakichś przyczyn jest z tego zwolniony, ale to też powinno być ujęte w umowie. Podany powinien być również harmonogram płatności oraz sposób rozliczenia (czy będzie to faktura, czy rachunek) i wysokość zadatku lub zaliczki, jeśli taki jest pobierany przez grafika.
Kwestia trzecia (najważniejsza): przekazanie praw autorskich
Istnieją dwa rodzaje praw autorskich:
- prawa autorskie majątkowe – to te, które możesz kupić, płacąc autorowi odpowiednią kwotę. Możesz je też odsprzedać komuś innemu
- prawa autorskie osobiste – te są niezbywalne, nie można się ich zrzec ani przekazać osobom trzecim. Zapewniają twórcy prawo do pokazywania projektów bez pytania o zgodę. Jeśli chcesz, by twórca nie chwalił się, na przykład w portoflio, projektami, które dla Ciebie wykonał, możesz starać się o niewykonywanie tych praw. Oczywiście zapis taki powinien zagościć w umowie.
To, czy grafik pobiera osobną opłatę za przekazanie praw autorskich, zależy jedynie od niego. Może on również uzależnić wysokość opłaty od tego, gdzie i jak będziesz używać jego projektów – inaczej wyceni mały bannerek na stronę, a inaczej grafikę do ogólnopolskiej reklamy. Dobrze jest więc wymienić w umowie wszystkie miejsca, w których grafika będzie wykorzystywana.
Bez odpowiednich zapisów, wyraźnie określających przeniesienie majątkowych autorskich praw, domyślnie grafik udziela Ci licencji na wykorzystanie swoich projektów. W takim przypadku grafik może wykorzystać stworzone dla Ciebie projekty ponownie, nawet u Twojej konkurencji!
Kwestie dodatkowe
- zadbaj, by w umowie był zapis, który zabezpiecza Cię przed złamaniem czyichś praw autorskich przez zatrudnionego przez Ciebie freelancera. Gdy grafik użyje materiałów, do których nie posiada licencji, to on powinien ponieść tego konsekwencje. Bez odpowiedniego zapisu to Ty możesz być pociągnięty do odpowiedzialności, jako użytkownik i właściciel tych materiałów.
- odpowiedzialność za pracę osób trzecich. Freelancer może podzlecać prace związane z Twoim zleceniem innym osobom, jednak umowa powinna Ci gwarantować wykonanie zlecenia w sposób zgodny z ustaleniami i wszelkimi standardami. Bez względu na to, czy freelancer wykonuje zlecenie samodzielnie, czy przy pomocy innych osób, powinien ponosić za to osobistą odpowiedzialność.
- klauzula poufności – jeśli Twoje zlecenie wymaga dyskrecji, zwróć uwagę, czy taki zapis znajduje się w umowie. W przypadku, gdy go nie będzie, możesz napotkać informacje na temat Twego zlecenia w mediach społecznościowych freelancera jako case study. Zapis o poufności zabezpieczy Cię przed wyciekiem informacji do świata wcześniej, niż zakładałaś / zakładałeś. Dla przykładu – obecnie pracuję dla firmy, która pozyskuje dla startupów dofinansowania w ramach programu WAB (wschodni akcelerator biznesu). Mimo tego, że wiele z tych projektów bardzo chętnie chciałabym pokazać w swoich kanałach, bez wyraźnej zgody właścicieli startupu nie mam do tego prawa. Zabrania mi tego właśnie umowa o zachowaniu poufności, podpisana ze wspomnianą firmą. Bez tego zapisu mogłabym wykonać przysługujące mi prawa autorskie osobiste i upublicznić projekty w swoich materiałach bez proszenia o zgodę.
- zakaz konkurencji – podobnie, jak w przypadku klauzli poufności, zabezpieczy Twoje interesy, jeśli posiadasz niespotykane know-how i nie chcesz się nim dzielić z konkurencją.
- umieść w umowie także dane osoby kontaktowej i uprawnionej do odbioru grafik. Jest to ważne zwłaszcza w większych firmach, gdy z grafikiem kontaktuje się kilka osób, niekoniecznie decyzyjnych. Unikniesz w ten sposób sytuacji, że Twój pracownik zatwierdzi jakiś projekt bez Twojej wiedzy tylko dlatego, że freelancer nie wiedział, że nie rozmawia z osobą decyzyjną.
Jeśli nie wiesz, gdzie zacząć poszukiwania dobrego grafika, zajrzyj TUTAJ.
Jeśli nie jesteś pewna / pewien, czy freelancer to dobry wybór dla Twojej formy, przeczytaj ten artykuł.
Mam nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci uporządkować kluczowe aspekty współpracy i zrozumieć, na co zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy. Pamiętaj, że dobra, dobrze sprecyzowana umowa to podstawa udanej współpracy – zabezpiecza interesy obu stron, pozwala uniknąć nieporozumień, i pozwala spokojnie spać w nocy. Dzięki takiemu podejściu Ty i freelancer możecie skupić się na tym, co najważniejsze – na osiągnięciu wspólnego celu.
Jeśli szukasz grafika i nie boisz się podjąć współpracy z freelancerem, zapraszam do kontaktu.
Umów się na rozmowę wstępną i opowiedz mi o swoich potrzebach graficznych. Razem ustalimy, jak mogę Ci pomóc! 😊